独立して最初の頃、私はメールに添付されて届いたPDFの請求書を、わざわざ印刷してファイルに綴じていました。そして印刷したから安心だと思って、元のPDFを消していた。
これが、今はもう通りません。
「電子帳簿保存法」と聞くと大企業の話に思えますが、義務になっている部分は個人事業主にも同じようにかかります。ただし、身構えるほど広くはない。私が実際にやった順番で書きます。
3つの区分のうち、義務は1つだけ
電子帳簿保存法は、大きく3つに分かれています。
- 電子帳簿等保存（会計ソフトの帳簿を電子のまま保存する）→ 任意
- スキャナ保存（紙で受け取った領収書をスキャンして保存する）→ 任意
- 電子取引データ保存（電子で受け取った・送った取引データを電子のまま保存する）→ 義務
ここが一番の勘所です。紙で受け取った領収書は、今まで通り紙で保管しておけばいい。スキャンして捨てるのは「やりたければどうぞ」の世界。
義務なのは最後の1つ、最初から電子で来たものを紙に置き換えて済ませられなくなったという話です。
何が「電子取引」に当たるのか
具体的にはこのあたりです。私の場合、ほぼ毎月発生します。
- メールに添付されてきたPDFの請求書・納品書・領収書
- Web通販の購入履歴からダウンロードする領収書
- クラウドの請求書サービス上で受け取った請求書
- 自分がPDFで送った請求書の控え
見落としやすいのが最後の2つです。受け取るほうばかり気にしていましたが、自分が送った請求書の控えも電子取引データにあたります。
保存要件は「真実性」と「可視性」の2本立て
要件は難しく書かれていますが、意図はシンプルです。あとから書き換えられないことと、調査のときに探し出せること。
真実性の確保は、次のどれかを満たします。
- タイムスタンプが付されたデータを受け取る
- 受け取ったあとにタイムスタンプを付す
- 訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除ができない）システムで保存する
- 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて、それに沿って運用する
一人でやっているなら、現実的な選択肢は4番です。規程のひな形は国税庁が公開しています。私はそれを自分の屋号に合わせて数行直しただけで済ませました。ゼロから書く必要はありません。
可視性の確保は、ディスプレイとプリンタを備えて画面と書面で速やかに出せること、そして検索要件です。検索要件は次の3項目。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先
売上5,000万円以下なら、検索要件はいらない
ここが個人事業主にとって一番大きい緩和です。
基準期間（おおむね2年前の課税期間）の売上高が5,000万円以下で、かつ税務調査の際にデータのダウンロードの求めに応じられるなら、上の検索要件を満たす必要がありません。以前は1,000万円以下でしたが、引き上げられました。
つまり多くの個人事業主にとって、専用システムを入れる必要はないということです。
さらに、要件に沿った保存が難しい場合の猶予措置も用意されています。相当の理由があると認められ、ダウンロードの求めと出力書面の提示に応じられる状態であれば、保存要件を満たしていなくても保存が認められる、という組み立てです。逃げ道が残されている。
ただし、これは「印刷して原本を消していい」という意味ではありません。データそのものは残しておくのが前提です。ここを勘違いすると、猶予措置の傘の外に出ます。
私がやっている最小構成
大げさなことはしていません。
- クラウドの保存先に
2026→07のフォルダを切る - ファイル名を
20260723_株式会社○○_110000.pdf（日付＿取引先＿金額）で統一する - 国税庁のひな形をもとにした事務処理規程を1枚作り、プリントして手元に置く
- 会計ソフトに取り込めるものは取り込み、二重管理をやめる
ファイル名を揃えているのは、検索要件が免除されていても自分が探せないと意味がないからです。これは法律のためではなく、確定申告の自分のための作業です。
ルールを決めた月から、月末の作業が目に見えて軽くなりました。ためると地獄、届いたときに1分で片づければ何でもない。この差だけです。
「印刷したから捨てる」だけは、やめる
対応の是非を細かく悩むより、元データを消さないという一点をまず守るほうが実利があります。私が最初に踏んだ地雷は、まさにそこでした。
請求書の作り方やインボイスの対応と同じで、これは売上を増やす仕事ではありません。けれど、あとで揉めたときに自分を守るのは、この地味な運用のほうです。
※本記事は2026年7月時点の一般的な情報を、独立した個人の実務目線で整理したものです。保存要件の適用や猶予措置の判断は個別事情により異なります。最新の要件と様式は国税庁の「電子帳簿等保存制度特設サイト」および電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）でご確認のうえ、判断に迷う場合は所轄の税務署または税理士にご相談ください。
参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」／国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」